ASSEGNAZIONE E ORGANIZZAZIONE DEL CONGRESSO INTERMEDIO 2026 E DEL CONGRESSO NAZIONALE 2027
Cari Soci, sono aperte le candidature per il prossimo congresso intermedio SITCC che si terrà nel 2026 e per il Congresso nazionale del 2027.
I colleghi disponibili a condividere con il Direttivo l’organizzazione del congresso, possono inviare la loro proposta all’indirizzo sitcc@sitcc.it entro il 30 Aprile.
Ricordiamo qui di seguito i ruoli del Comitato Direttivo (CD) e del Comitato Organizzatore Locale (COL), nell’organizzazione di tali congressi
1. Nomina dei componenti del Comitato Organizzatore Locale (COL) e del relativo Presidente che assumerà la carica di Presidente del Congresso.
2. Approvazione del primo budget per il rimborso delle spese vive sopportate dalla SITCC per la fase preliminare su proposta del COL.
3. Nomina del Comitato Scientifico del Congresso che avrà il compito di scrivere il programma scientifico, selezionare i relatori e lavori congressuali.
4. Identificazione di almeno 3 agenzie note a livello nazionale da invitare a partecipare alla selezione, richiedendo la predisposizione e invio a mezzo busta chiusa di
a. budget di spesa
b. piano per la ricerca di eventuali sponsor
c. sostenibilità dell’evento
d. ritorno per la SITCC (precisando se garantito o no)
e. descrizione dei principali eventi organizzati dall’agenzia negli ultimi cinque anni
f. descrizione e CV del team che seguirà l’evento
g. invio degli ultimi tre bilanci approvati, del DURC non anteriore a tre mesi, del certificato di iscrizione alla CCIAA non anteriore a sei mesi e del certificato di qualità vigente, se disponibile
h. descrizione delle coperture assicurative previste per l’evento
i. n. provider
5. apertura buste e scelta della agenzia sulla base di criteri di affidabilità e di convenienza economica
6. Firma del contratto con l’agenzia
COMPITI DEL COL
1. IL COL supporterà il CD nelle decisioni da assumere. Il COL pertanto avanzerà le proposte che verranno approvate dal CD
2. Il Presidente del Congresso aprirà e chiuderà i lavori congressuali insieme al Presidente SITCC in carica.
3. Identificazione località e sede congressuale idonea (che sia sufficiente a contenere gli iscritti almeno del congresso 2023 + un 10%)
4. Stesura del capitolato di massima tra cui periodo e durata del congresso, numero delle attività scientifiche e sociali che possono comportare costi ecc. Prima individuazione delle quote dei partecipanti sulla base dei dati storici
5. Predisposizione con l’aiuto della agenzia prescelta del programma operativo più dettagliato
6. Verifica della disponibilità della location e del costo di massima (comprensivo del dettaglio delle caparre richieste); verifica della ricettività alberghiera e del piano trasporti presenti nella località scelta. Le analisi del COL supporteranno la decisione finale del CD.
Fabio Monticelli
Ilaria Baiardini
Nausica Cangini
Daila Capilupi
Maria Grazia Foschino Barbaro